ادارة المكتبات
إختصاصات إدارة المكتبات
ختصاصات إدارة المكتبــــــــــــــــــــات:
- الإشتراك مع المسئولين بالجامعة فى رسم السياسة العامة لنشاط المكتبات بالجامعة وكلياتها ومعاونتها فى إعداد الخطط والبرامج اللازمة لوضع هذه السياسة موضع التنفيذ.
- القيام بدراسة الإتجاهات الحديثة للنشاط المكتبى وتطبيق هذه الإتجاهات على العمل بمكتبات الجامعة.
- دراسة المشكلات الفنية المتعلقة بخدمات المكتبات لإمكان الإستفادة منها علميا.
- الإشراف على تنفيذ المشروعات الخاصة بالمكتبات ذات الصفة العلمية والفنية التى ترى الجامعة القيام بها.
- القيام بأعمال الترجمة العلمية والنشر الخاصة بنشاط المكتبات.
- الإشتراك فى اللجان والإجتماعات والمؤتمرات داخل المكتبات وخارجها.
- وضع القواعد والتعليمات التى تساعد على حسن سير العمل فى المكتبات الفرعية وغيرها ومتابعة تنفيذها والقيام بزيارات توجيهية لمكتبات الكليات والإرشاد إلى أحسن السبل لأعمال المكتبات والرقابة على تنفيذ لائحة المكتبات.
- الإشتراك فى إختيار أمناء المكتبات والعاملين فيها وإقتراح توزيعهم وتدريبهم وطريقة تقييمهم.
- إقتراح خطط العمل بالمكتبة ومكتبات الكليات ومناقشتها مع السلطات المختصة وإقتراح النظم واللوائح الخاصة بتنظيم العمل بالمكتبات .
- دراسة الموضوعات التى تعرض على لجنة المكتبات وإعداد الدراسات الخاصة بها ومتابعة قرارات وتوصيات اللجنة .
- الإشراف على تنفيذ قرارات لجنة المكتبات الجامعية.
- تقديم المقترحات التى تسهم فى تطوير نشاط المكتبات .
- تحديد نظم الإستفادة الداخلية والخارجية بالمكتبات الجامعية.
- الإشراف على عمليات لجان الجرد الخاصة بالمكتبات الفرعية.
- إعداد البرامج اللازمة للعاملين فى حقل المكتبات الفرعية.
- تلقى قوائم الكتب من دور النشر المحلية والخارجية وترتيبها وتصنيفها وطلب أحدث القوائم التى لم ترد.- تجميع طلبات إحتياجات مكتبات الكليات من الكتب والمراجع المختلفة.
- وضع خطة لإقتناء الكتب والمراجع القيمة والنادرة وذلك فى حدود الإعتمادات المالية وإقتراح وسائل الإشراف على صيانتها وحفظها بما يتفق وخطة الدراسة والبحث فى الجامعة.
- إعداد موازنة الكتب الجديدة لتوفير إحتياجات الكليات المختلفة منها ومراجعة طلبات الكليات من الكتب والمراجع فى ضوء الإعتمادات المقررة وكتالوجات الناشرين والمراجع الببليوجرافية.
- إتخاذ إجراءات شراء الكتب المطلوبة من الناشرين من المكتبات الجامعية.
- العمل على توزيع الكتب والدوريات الفرعية طبقا لتخصصاتها ومتابعة ورود الكتب والدوريات وتسلسلها.
- إتخاذ إجراءات قبول وتسجيل الكتب المهداه وتقييمها.
- إجراء عملية الفهرسة الوصفية والموضوعية للكتب والمراجع بعد إستلامها وفقا للإحتياجات والقيام بعمليات التصوير اللازمة.
- الإشتراك فى إصدار النشرة الببليوجرافيةالخاصة بما يرد حديثا من الكتب.
- إعداد القوائم الببليوجرافية الشاملة والموضوعية.
- تنسيق العمل الببليوجرافى وتنسيقه بين مكتبات الجامعة.
- متابعة النشرات الببليوجرافية التى تصدر من مكتبات الجامعة وتجميعها ومراجعتها ونشرها.
- إعداد الموازنة الخاصة بالإدارة العامة للمكتبات ومتابعة تنفيذها.
المكتبة المركزية
إختصاصات المكتبة المركزيــــــــــــــــــــــــــة :
- وضع القواعد وتنسيق الإعارة الداخلية والخارجية للكتب والمراجع العلمية.
- إمداد قاعات المطالعة بالجديد من مجموعات المراجع العلمية.
- إستلام وحفظ مطبوعات الجامعة وقيدها وتخزينها.
- إرشاد الباحثين والمطالعين إلى الكتب والمراجع العلمية.
- حفظ مجموعات الكتب والمراجع التى يرى الإحتفاظ بها للإستعمال المشترك لكافة الأجهزة بالجامعة.
- الإحتفاظ بنسخ من الرسائل والبحوث المقدمة إلى الجامعة.
- تجميع طلبات وإحتياجات المكتبات من الكتب المختلفة والمراجع.
- تسليم قوائم الكتب الجديدة وترتيبها وإعدادها للإختيار.
- طلب قوائم الكتب من المكتبات ودور النشر والهيئات العلمية ومراكز الأبحاث والجامعات.
- شراء الكتب بعد الرجوع إلى الرصيد لتجنب التكرار وفحص الكتب الواردة ومطابقة بياناتها على أوامر التوريد.
- إتخاذ إجراءات الإشتراك فى الدوريات.
- متابعة ورود الإعداد.
- تسليم قوائم الكتب الجديدة وترتيبها وإعادة الإختيار.
- طلب قوائم الكتب من المكتبات ودور النشر والهيئات العلمية ومراكز الأبحاث والجامعات.
- شراء الكتب بعد الرجوع إلى الرصيد لتجنب التكرار وفحص الكتب الواردة ومطابقة بياناتها على أوامر التوريد.
- إتخاذ إجراءات الإشتراك فى الدوريات.
- متابعة ورود الإعداد بإنتظام وطلب الإعداد التى لا ترد فى مواعيدها وقيد الوارد من الكتب بالسجلات أولا بأول.
- تطبيق النظم الفنية والمالية واللوائح الخاصة بالمكتبات والتعليمات بالنسبة للإدارة والتأكد من حسن أداء العاملين بها لمهامهم.
- تزويد المكتبة المركزية بالدوريات التى تساير أحدث التطورات العلمية والتكنولوجية.
- الإتصال بدور النشر والمكتبات بالداخل والخارج للحصول على أحدث ما تصدره من دوريات قد تفيد البحث العلمى الجامعى.
- فهرسة وتصنيف جميع الكتب والرسائل والمطبوعات والمخطوطات العربية والأجنبية والنشرات الببليوجرافية لمحتويات المكتبة المركزية.
- إنزال بطاقات الفهارس فى الأماكن المخصصة لها.
- طبع نسخ من بطاقات الفهرسة لإعداد الفهارس بأنواعها الثلاثة(المؤلف-العنوان-الموضوع).
- تنظيم سير أعمال الإعارة الداخلية والخارجية.
- إمساك السجلات الخاصة بالإعارة ومراجعتها يوميا على سجلات المخازن.
- القيام بإجراءات إخلاءات الطرف للمستعيرين.
- إعداد الإحصائيات الخاصة بعدد المترددين على المكتبة والكتب المعارة.
- إعداد قوائم التوصيات للكتب التى يوصى المترددين على المكتبة بإقتنائها وإمداد التزويد بها.
- مراعاة الخدمة بمخازن المكتبة وصيانتها وتنظيم العمل بها.
- التأكد من إعداد قاعات المطالعة وإحتوائها على أحدث المراجع والمؤلفات.
- – متابعة إرشاد المترددين على المكتبة إلى أفضل السبل وأسرعها للإستفادة من مقتنيات المكتبة والحصول على المواد المطلوبة لها.
- أعمال الجرد السنوى والإعارة من المخازن.
- المعاونة فى إعداد النشرة الإعلامية الخاصة بالمكتبة المركزية
- إتخاذ إجراءات التجليد والترميم.
- تطبيق النظم الفنية واللوائح بالنسبة للمخازن للتأكد من حسن أداء العاملين بها لمهامهم.
- متابعة حفظ مقتنيات المكتبة المركزية فى الأماكن المخصصة لها سواء فى المخزن الرئيسى أو أى مكان آخر يخصص لذلك بالمكتبة المركزية للتأكد من صيانة هذه المقتنيات ونظافتها ووقايتها مما قد يؤدى إلى تلفها أو تفككها.
- إتخاذ إجراءات تجليد الكتب والمقتنيات الأخرى الموجودة بالمخازن والمعاونة فى أعمال الجرد التى تجرى فى المكتبة المركزية سواء الجرد الشامل أو الجزئى.
- الإشراف على التدريب العملى للعاملين بمكتبات الجامعة الذين تقرر تدريبهم عمليا بالمكتبة المركزية.
تشتمل المكتبة المركزية على عدد من الأقســـــام هى :
1 – قسم الإجراءات الفنية ويشمل :
- قاعة لإعداد الفهارس .
- قاعة للفهرسة والتصنيف .
- قاعة لقسم التزويد.
- قاعة لوحدة الإحصاء.
2 – قسم الخدمات التعليمية ويشمل :
- قاعة للكتب والمراجع المهداه .
- قاعة الكتب والمراجع المشتراه .
- قاعة للدوريات المهداه والمشتراه .
- قاعة للرسائل العلمية ( ماجستير – دكتوراه ).
- قاعة للمواد السمعية .
3 – قسم الخدمات والتطوير والبحث العلمى ويشمل :
- قاعة للمكتبة الألكترونية .
- قاعة مركز الخدمات المكتبات والمعلومات .
- قاعة للترجمة العلمية والنشـــر .
4 – قسم المجموعات النادرة وتشمل :
- قاعة لمتحف الجامعة .
- قاعة بانوراما التراث .
- قاعة مخطوطات الجامعة .
- قاعة التبادل والإهداء .
- قاعة للنشرات الإعلامية .
5 – قسم الطبع والنشــــر ويشمل :
- قاعة لمطبعة الجامعة .
- قاعة للتصوير .
- قلعة للتجليد والترميم .
- قاعة للطبع والنسخ .
- قاعة لمخزن الرصد .
6 – قسم الشئون المالية والإدارية :
- قاعة للشئون المالية والإدارية .
7 – قسم المكتبة الرقمية .
المكتـــــــــبة الرقمية
تشتمل المكتبة الرقميــــة على عدد من الأقسام وهى :
1 – قسم الفهــــرس الموحد ويشمل :
- وحدة إدخال مقتنيات.
- وحدة الجرد الألكترونى .
- وحدة الإعتماد والجودة .
- وحدة تفعيل النظام الألكترونى.
2 – قسم المستودع الرقمى ويشمل :
- وحدة الرسائل الجامعية.
3 – قسم النشر الألكترونى ويشمل :
- وحدة الدوريات العلمية .
4 – قسم التكشــــــــيف :
- وحدة تكشيف الدوريات العلمية .
مكتبات كليات الجامعة
كتبات كليات جامعة دمنهور:
وتمارس الإختصاصات الآتية:
- وضع تصميم نظم العمل الداخلية فى مكتبات الكليات ومراقبة تطبيقها.
- الإشراف على جميع الأعمال الفنية والإدارية المتعلقة بشئون المكتبات والتفتيش على مكتبات الكليات للتأكد من تطبيقها للنظم الفنية واللوائح والتعليمات الخاصة بها وتوجيهها بما يحقق إستكمال النقص فى أعمالها وحل مشاكلها.
- إعداد فهرس موحد للدوريات وإعداد فهارس موحدة للمقتنيات الأخرى.
- معاونة مكتبات الكليات فى مراجعة وتنسيق بطاقات الفهارس وطبعها.
- جمع بيانات الدوريات فى مكتبات الجامعة ومراجعتها.
- التخطيط لتحديد أشكال الفهارس وأنواعها.
- دراسة النظم المتبعة فى تصنيف المقتنيات وتحديد النظام الذى يسير وفق تصنيف المقتنيات.
- الإشراف على جميع البيانات الإحصائية الخاصة بمكتبات الكليات..
- متابعة ما يصدر من النظم الحديثة فى أعمال الفهرسة الوصفية والموضوعية وتصنيف المقتنيات وتعديل ما يقترح منها عند التطبيق.
- الإشراف على مد المكتبات بأحدث الوسائل والأجهزة العلمية ورفع المقترحات فى هذا الشأن إلى المسئولين.
- إعداد خطة التفتيش على مكتبات الكليات وتوجيهها ورفع التقارير الخاصة بنتائج التفتيش إلى المسئولين مع وضع الإقتراحات بشأنها.
- جمع البيانات الإحصائية الخاصة بمكتبات الكليات.
- معاونة مكتبات الكليات فى عمليات الجرد.
- دراسة ما يترتب على عمليات الجرد من نتائج مالية ومخزنية وإدارية وعرض الأمر على المسئولين.
- مراقبة تنفيذ المكتبات لقرارات لجنة المكتبات الجامعية بخصوص الجرد.
- الإتصال بالجامعات والهيئات والمراكز العلمية والثقافية المحلية والعربية والأجنبية لإقامة علاقات تبادل المطبوعات بينها وبين الجامعة.
- تنسيق أعمال التبادل بين كليات الجامعة ووحداتها والهيئات العلمية المناظرة وبين الجامعة والهيئات المناظرة.
- إعداد ملف لكل هيئة تتبادل معها الجامعة يثبت فيه ما ترسله إليها من المطبوعات المتبادلة كما تحفظ فيه المكاتبات الخاصة بتلك الهيئات كما تعد قائمة بيانات عن تلك الهيئات.
- طلب قوائم المطبوعات التى تصدرها تلك الهيئات وكذلك ملحقاتها لمتابعة طلب الجديد من مطبوعاتها.
- إهداء مطبوعات الجامعة للأفراد العلميين والهيئات التى تقوم معها بتبادل المطبوعات وذلك فى حدود القواعد المقررة.
- تلقى الهدايا من الأفراد والهيئات وفحصها وتوزيعها على مكتبات الجامعة بما يحقق الإفادة منها.
- إتخاذ إجراءات قبول الهدايا بمكتبات الجامعة كما تقتضى به القواعد المقرره.
- إتخاذ إجراءات قبول الكتب المهداه وتقييمها.
- تلقى قوائم الأشرطة المرئية والشرائح الزجاجية وأمثالها من دور النشر وإختيار المناسب منها مع الإفادة برأى أساتذة المواد التخصصية على شرائح.
- تسجيل بيانات هذه الرسائل فى سجلات خاصة.
- إنشاء فهرس لهذه الرسائل.
- صيانة هذه الرسائل والعناية بها بما ييسر الإفادة منها.
- صيانة أجهزة القراءة للميكروفيلم وغيرها من الأجهزة والمعدات التى تعين على القراءة للكتابة الدقيقة.
- صيانة أجهزة العرض والعناية بها والإستفادة من إمكانياتها والعمل على تحديثها.
- إعارة الأشرطة المرئية إلى كليات الجامعة ووحداتها وإستعادتها بعد العرض.
- تلقى قوائم التسجيلات من دور النشر وإختيار المناسب منها مع الإفادة برأى أساتذة المواد والمتخصصين وشراء ما يتم الإتفاق على شرائه.
- تسجيل البيانات الخاصة بالرسائل والمطبوعات والتسجيلات.
- إنشاء فهرس لهذه الرسائل والمطبوعات والتسجيلات.
- صيانة السجلات والعناية بهابما ييسر الإفادة منها.
- صيانة أجهزة الإستماع بها والإستفادة من إمكانياتها والعمل على تحديثها.
- إعادة السجلات إلى كليات الجامعة ووحداتها وإستعادتها بعد الإفادة منها.
- تحديد خطة العمل والنظام الذى يتبع لتشغيل أجهزة التصوير.
- إعداد أجهزة التصوير للتشغيل وكذلك الحصول على الأدوات اللازمة لتشغيلها.
- تصوير الوثائق والمقتنيات التى يطلب تصويرها.
- حفظ أوامر التشغيل وتصوير ما يطلب تصويره بالملف الخاص.
- رسم الأشكال والنماذج التى تطلبها الكليات.
- إعداد أجهزة الطبع للتشغيل وذلك بالحصول على الأدوات اللازمة لتشغيلها.
- طبع ما تطلبه كليات ووحدات الجامعة.
- متابعة قرارات الجامعة بشأن طبع الكتب والمجلات والرسائل العلمية وإقتراح ما من شأنه تنفيذ قرارات اللجان العلمية بالجامعة فى هذا الخصوص فى حدود الميزانيات المعتمدة لذلك.
- حفظ المطبوعات العلمية التى تصدرها الجامعة والتأكد من صيانتها ونظافتها ووقايتها مما قد يؤدى إلى تلفها.
- بيع مطبوعات الجامعة إلى الراغبين فى شرائها .
- إقتراح الوسائل الكفيلة بالإعلان عن مطبوعات الجامعة بين الهيئات العلمية
الشئون الماليـــة والإدارية
إختصاصات الشئون المالية والإداريــــــــــــة :
- إعداد الموازنة الخاصة بالمكتبات الجامعية ومتابعة تنفيذها.
- القيام بعمليات التسوية والمراجعة المالية لأوجه الصرف المختلفة.
- الإشراف على العهد المالية والعينية.
- القيام بأعمال المشتريات والمخازن وإمساك سجلاتها.
- القيام بعمليات الجرد والتفتيش الإدراى والمالى.
- إمساك ملفات فرعية للعاملين بالمكتبات.
- القيام بأعمال القيد والحفظ والسكرتارية.
- ترتيب نوبتجيات العمل للعمال المهنيين وعمال الحراسة والخدمات المعاونة.
- القيام بالأعمال الحسابية وإتخاذ إجراءات صرف المهايا والأجور والمكافآت وقيد المشتريات.
- إمساك سجل الإرتباطات.
- القيام بأعمال الخزينة و إجراءات الصرف من السلفة.
- الإشتراك فى اللجان المتعلقة بأعمالها.
- الإشراف على أعمال شئون العاملين وإعداد المذكرات المطلوب عرضها .
- القيام بأعمال القيد والحفظ والوارد والصادر وحفظ الملفات.
- القيام بأعمال الشئون العامة فى دفاتر الحضور والإنصراف وأعمال النسخ والطبع.